Im digitalen Zeitalter findet selbst der Verkauf komplexer Produkte zunehmend online statt. Moderne Verkaufstools können individuelle Kundenwünsche erfassen, diese in die jeweiligen Produktspezifikationen übersetzen und passende Lösungen vorschlagen. Dies kann entweder im direkten Austausch mit dem Kunden über ein E-Commerce-Interface oder durch Eingabe eines Vertriebsmitarbeiters erfolgen, der das Tool als Unterstützung im Verkaufsprozess nutzt.
Diese Tools sind unter der Bezeichnung Configure Price Quote (kurz: CPQ, manchmal auch CPQ-System oder CPQ-Software) bekannt. Richtig angewendet kann eine CPQ-Lösung das Wissen aller Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen in einer Software bündeln, Vertriebsprozesse durch Automatisierung beschleunigen, den Kundennutzen erhöhen und zur besseren Skalierbarkeit der Vertriebsaktivitäten beitragen.
Um vom Einsatz einer CPQ-Lösung profitieren zu können, müssen Unternehmen deren Einführung jedoch ziel- und fachgerecht planen und umsetzen. So muss vor allem sichergestellt werden, dass die mit dem Tool verkauften Produkte konfigurierbar und die Konfigurationsregeln korrekt und vollständig im CPQ-System erfasst sind. Geschieht dies nicht, führt dies dazu, dass die Software trotz erheblicher Geld- und Zeitinvestition nicht nur keinen wirklichen Nutzen bringt, sondern im schlimmsten Fall zu verärgerten Kunden führt, wenn diesen eine technisch nicht umsetzbare Produktkonfiguration vorgeschlagen wird.
Wie Sie konkret bei der Implementierung eines CPQ-Systems vorgehen und welche Faktoren es dabei zu berücksichtigen gibt, verraten wir Ihnen in diesem Blog-Artikel. Zuvor wollen wir uns allerdings näher mit den Vorteilen von CPQ für Unternehmen beschäftigen und die Frage klären, was genau hinter dem Begriff CPQ steckt.
Configure Price Quote (CPQ) nennt man Softwarelösungen, die sowohl im B2B- (Business-to-Business) als auch im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) eingesetzt werden, um den Verkauf komplexer und konfigurierbarer Produktsortimente zu unterstützen. Der Einsatz eines CPQ-Systems eignet sich vor allem für Produkte mit hoher Variabilität sowie für die Unterstützung der Kunden bei der Suche nach der besten Lösung für ihre individuellen Bedarfe. Eine CPQ-Software berechnet außerdem den Preis und präsentiert ein Angebot für die im Zuge des geführten Verkaufsprozesses (Guided Selling) getroffene Auswahl.
Leseempfehlung: Mehr zum Thema Guided Selling lesen Sie in unserem Blog-Artikel “Produktkonfiguration inkl. Guided Selling mit Modularisierung umsetzen”.
Um diese unterschiedlichen Funktionen zu erfüllen, muss eine CPQ-Lösung drei verschiedene Komponenten umfassen. Zum einen enthält ein CPQ-System einen Produktkonfigurator, der unter Einhaltung der vordefinierten Kombinationsregeln für die einzelnen Teile ein verkaufsfähiges Produkt konfiguriert. Daneben gibt es jeweils noch eine Komponente, die die Preisfindung und die Angebotserstellung übernimmt. Die Preisfindung basiert auf einem Algorithmus, der den Preis einer bestimmten Produktkonfiguration ermittelt, bevor abschließend eine Präsentation sowie eine detaillierte Beschreibung der Konfiguration für das Angebot an den Kunden erstellt wird.
Zusammenfassend betrachtet ermöglicht eine CPQ-Lösung die Automatisierung von zuvor zeitintensiven und manuellen Schritten im Verkaufsprozess. Wie die folgende Abbildung verdeutlicht, sind dadurch viel weniger Eingriffe durch einen Vertriebsmitarbeiter notwendig. Automatisierung ist das zentrale Element, an dem sich viele der mit CPQ verbundenen Vorteile festmachen lassen.
Der konkrete Nutzen, den ein Unternehmen aus dem Einsatz eines CPQ-Systems zieht, ist sehr individuell. Als wichtigster Grund für die Einführung einer CPQ-Software gilt jedoch die Steigerung der Rentabilität und des Umsatzes. Dies wird durch die Verbesserung der Qualität in allen Prozessschritten des Vertriebs erreicht. Die verkürzten Vorlaufzeiten sowohl bei der Angebotserstellung als auch bei der Lieferung des Produkts erhöhen zudem die Kundenzufriedenheit. Hier ein Überblick über die einzelnen Verbesserungen, die zu mehr Umsatz und einer besseren Rentabilität führen:
Die Vorteile von Guided Selling, wozu auch der Einsatz von CPQ-Lösungen zählt, sind durch mehrere Untersuchungen belegt. So hat eine Studie von Salesforce ergeben, dass leistungsstarke Vertriebsteams mit 2,3-mal höherer Wahrscheinlichkeit Guided Selling einsetzen als leistungsschwächere Teams.
Der Mehrwert, den eine CPQ-Lösung bietet, besteht vor allem darin, die im Vertrieb entstehenden Komplexitätskosten zu reduzieren. Zu den wichtigsten Komplexitäts- und damit Kostentreibern im Vertrieb gehören:
Je nach Art und Situation des Unternehmens kommen weitere Faktoren hinzu, die die internen Komplexitätskosten im Vertrieb in die Höhe treiben. Eine CPQ-Lösung reduziert diese Komplexität und steigert so die Rentabilität im Unternehmen. Um dies zu ermöglichen, muss das Produkt als Teil eines modularen Baukastensystems konzipiert sein, damit seine Konfigurierbarkeit in vollem Umfang gewährleistet ist.
Die Grundvoraussetzung für den effizienten Einsatz eines CPQ-Systems zur Unterstützung im Vertrieb eines Produkts ist dessen Konfigurierbarkeit. Denn diese stellt sicher, dass sich das Produkt gut in der CPQ-Lösung erfassen und überhaupt nach unterschiedlichen Kundenbedarfen konfigurieren lässt.
Ein zentrales Kriterium für die Konfigurierbarkeit eines Produkts ist dessen Struktur beziehungsweise Architektur. Um konfigurierbar zu sein, muss ein Produkt so aufgebaut sein, dass Komponentenvarianten leicht ausgetauscht, hinzugefügt oder entfernt werden können, ohne dass die restlichen Komponenten stark betroffen sind, so dass der Funktionsumfang des Produkts flexibel geändert werden kann, ohne bei jeder Anpassung eine komplette Neukonstruktion des gesamten Produkts zu verursachen.
Der Schlüssel zur Konfigurierbarkeit eines Produkts liegt folglich in dessen Modularität. Bei einem modularen Produkt werden spezifische Produktfunktionen in einzelnen Modulen verankert, deren unterschiedliche Varianten jeweils flexibel austauschbar sind. Auswirkungen auf das Gesamtprodukt werden dabei verhindert, indem die Schnittstellen zwischen einzelnen Modulen standardisiert sind. Modulare Produkte sind folglich immer konfigurierbar und erleichtern den Vertrieb mit einer CPQ-Lösung, indem sie die Anpassung des Produkts an spezielle Kundenwünsche möglich machen.
Nehmen wir als Beispiel ein Sortiment an Staubsaugern für den Haushalt. Wenn wir wissen, dass einige Kunden besonderen Wert auf die Nachhaltigkeit ihres Staubsaugers legen, können wir dieses Wissen nutzen, um entsprechende Produktkonfigurationen zu erstellen, die im CPQ-System erfasst und präsentiert werden können. Indem wir dem Kunden eine individuelle und auf seine Bedürfnisse angepasste Lösung vorschlagen, verbessern wir den Verkaufsprozess und die Kundenzufriedenheit.
Leseempfehlung: Für mehr Hintergrundwissen zum Thema Konfiguration empfehlen wir Ihnen unseren Blog-Artikel “Alles, was Sie über Produktkonfiguration wissen müssen”.
Angesichts des engen Zusammenhangs zwischen Modularität und Konfigurierbarkeit, welche die Kernvoraussetzung für CPQ darstellt, besteht ein wichtiger Erfolgsfaktor beim Implementieren eines CPQ-Systems darin, den Vertriebskonfigurator mit der Modularisierungsstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen. Der modulare Baukasten sollte als mehr als nur die technische Voraussetzung für die CPQ-Software verstanden werden, da die durch das modulare System garantierte Flexibilität des Produkts ausschlaggebend für die zielgenaue Erfüllung der Kundenbedarfe ist.
Darüber hinaus ist es wichtig, von Anfang an klare Ziele zu setzen, die mit der CPQ-Software erreicht werden sollen. Dazu gehört zum Beispiel die Überlegung, welche Komplexitätsfaktoren in Vertrieb und Lieferung reduziert werden sollen, welchen Output die CPQ-Lösung liefern muss (Produktvisualisierung als 2D- oder 3D-Illustration etc.) und welche Prozesse automatisiert werden sollen. In vielen Fällen ist es vorteilhaft, vorab das Verbesserungspotenzial im Unternehmen zu analysieren und die so erzielten Ergebnisse mit in die Planung der Ziele einfließen zu lassen.
Tatsächlich hängt der Erfolg beim Implementieren eines CPQ-Systems stark von einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung ab. Im Wesentlichen müssen Unternehmen drei Aspekte beachten, wenn sie eine CPQ-Software einführen wollen.
Daneben gibt es noch eine Reihe von Soft-Faktoren, die das unternehmensinterne Change Management betreffen und die ebenfalls eine Rolle für die erfolgreiche Einführung einer CPQ-Lösung spielen. Dazu gehört nicht nur die Umstellung in der Arbeitsweise der Mitarbeiter (je nach Einstellung und Bereitschaft der Mitarbeiter zur neuen Arbeitsweise kann dies zu einer weiteren Herausforderung werden), sondern auch Maßnahmen zur Unterstützung der Kunden. In Summe geht es darum sicherzustellen, dass alle von der neuen Lösung betroffenen Abteilungen und Personen von einem schnelleren und effizienteren Bearbeitungsprozess profitieren.
Nachdem wir uns die verschiedenen Erfolgsfaktoren angesehen haben, die es bei der Vorbereitung zu beachten gilt, wollen wir Ihnen nun die konkrete Vorgehensweise vorstellen, wie Sie CPQ in ihrem Unternehmen einführen können. Die nachfolgende Grafik stellt eine Übersicht über die einzelnen für die Implementierung notwendigen Schritte dar. Auch wenn Iterationen zwischen den einzelnen Schritten möglich sind und einige Schritte parallel erfolgen können, so kann die hier dargestellte Abfolge grundsätzlich als Schritt-für-Schritt-Anleitung verstanden werden.
Strategische Ausrichtung - Zustimmung der verschiedenen Stakeholder zu den Zielvorgaben einholen und CPQ-Implementierung als funktionsübergreifendes Projekt zur Unternehmensentwicklung formalisieren.
Potenzialanalyse – Potenzial der CPQ-Einführung evaluieren als Grundlage für die Definition von KPIs mit zugehörigen Zielen nutzen.
Anpassung der Produktarchitektur - Konfigurierbarkeit des Produkts beziehungsweise der Produkte bewerten und gegebenenfalls Produktstruktur anpassen, um die Konfigurierbarkeit sicherzustellen und die Definition von Konfigurationsregeln zu vereinfachen. Das Produkt sollte so modular und konfigurierbar wie möglich sein.
Neustrukturierung des Prozesses - Komplette Prozessanalyse vom Verkauf bis zur Lieferung hinsichtlich der mit der CPQ-Lösung verfolgten Ziele (Prozessautomatisierung, Integrationen usw.).
Festlegen des Umfangs für den Konfigurator - Grundsätzliche Fragen zum Umfang des CPQ-Konfigurators klären: Welche Produkte? Wer wird ihn nutzen? Welche Integrationen? Welcher Output? Dabei sollte eine auf möglichst lange Sicht abzielende Lösung angestrebt werden.
Auswahl einer passenden CPQ-Lösung - Der gewünschte Umfang des Konfigurators (s. vorheriger Schritt) dient als Entscheidungsgrundlage bei der Wahl eines CPQ-Systems. Ein weiteres Kriterium ist der angebotene Support des jeweiligen Anbieters, der die im Unternehmen vorhandene Kompetenz bei der Projektdurchführung ergänzen kann.
Erstellung eines Konfigurationsmodells - Konfigurationsregeln und Benutzeroberfläche des Konfigurators ausarbeiten, zugehörige Algorithmen zur Preisgestaltung definieren sowie Richtlinien für die Angebotserstellung und -ausgabe festlegen.
CPQ-Implementierung - IT-Implementierung durchführen, CPQ-System für die Nutzer zugänglich machen sowie Mitarbeiterschulungen und sonstige Prozesse des Change Managements anstoßen.
Instandhaltung und Kontrolle - CPQ-Lösung nach erfolgreichem Roll-Out kontinuierlich updaten (Produktneuerungen, Preisupdates etc.) und verbessern (Feedback von Kunden, Mitarbeitern und anderen Nutzern) sowie Nutzerverhalten und Befolgung der neuen Arbeitsweise überwachen und gegebenenfalls anpassen.
Die Schnelllebigkeit des digitalen Zeitalters zwingt Unternehmen dazu, sich immer schneller auf immer komplexer werdende Kundenwünsche einzustellen, während die einzelnen Unternehmensbereiche mit dem technischen Fortschritt der Gesellschaft mithalten müssen. Kunden erwarten heutzutage individuelle Lösungen, die auf ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmt sind und ihnen auf eine zeitgemäße Art und Weise präsentiert werden. Und das möglichst schnell und ohne lange Vorlaufzeiten.
Configure-Price-Quote-Systeme erlauben es Unternehmen, sich auf die komplexen Markt- und Kundenanforderungen einzustellen und diese mit konfigurierbaren Produkten zu bedienen, während Routineprozesse wie Preisberechnung und Angebotserstellung automatisiert werden, was die Prozesse im Vertrieb beschleunigt, Umsätze steigert und für mehr Kundenzufriedenheit sorgt. Ermöglicht wird dies durch eine modulare Produktarchitektur, die die Konfigurierbarkeit der einzelnen Produkte gewährleistet, die interne Komplexität reduziert und so die Rentabilität des Unternehmens erhöht.
Der Erfolg beim Einführen eines CPQ-Systems hängt jedoch, wie wir gesehen haben, von einer Reihe unterschiedlicher Faktoren ab, darunter die Auswahl einer passenden Software. Viele Unternehmen, die bisher noch wenig Erfahrung mit Produktkonfiguratoren haben, tun sich häufig schwer damit, eine für sie geeignete Lösung auszuwählen. Wie Sie bei der Wahl einer CPQ-Lösung am besten vorgehen und was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in unserem Leitfaden, den Sie sich hier kostenlos herunterladen können.